Privacyverklaring – De Regenboog

Privacyverklaring leerlingen en ouders

Met deze verklaring willen wij jou informeren over het waarom en de wijze waarop de persoonsgegevens van leerlingen en ouders worden verzameld en verwerkt door gemeentebestuur Kortenberg in het kader van de onderwijsactiviteiten in De Regenboog (hierna “Wij” of “de school” genoemd).

Datum laatste aanpassing: 21 november 2018

1. Gemeentebestuur Kortenberg als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat je:

geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens;
de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over jouw rechten kan je vinden onder punt 5 van deze verklaring.

Onze contactgegevens kan je vinden onder punt 10 van deze verklaring.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Onder ’persoonsgegevens’ verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst.
Bij het uitvoeren van de verschillende activiteiten, en afhankelijk van het doeleinde van de verwerking, verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens:

gewone persoonsgegevens zoals jouw voor- en achternaam, geboortedatum en -plaats, adresgegevens, leeftijd, e-mailadres en telefoonnummer;
gevoelige persoonsgegevens die door de wet bijkomende bescherming krijgen vanwege een grote mogelijke impact op iemands privacy: ras, godsdienst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, gezondheid, strafrechtelijk verleden…

3. Doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de leerlingen en ouders worden gebruikt voor:
·       de organisatie van het onderwijs;
·      de leerlingenadministratie;
·      de leerlingenbegeleiding;
·      het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen, met inbegrip van digitale leermiddelen;
·      het verspreiden en delen van informatie en publiciteit;
·      de dienstverlening en publiciteit door OVSG/AVSG/KOOGO;
·      de facturatie;
·      de ontwikkeling van een beleid (onderzoek en analyse);
·      de naleving van andere wet- en regelgeving;
·      het behandelen van geschillen;

De website van De Regenboog gebruikt zogenaamde ‘cookies’. ‘Cookies’ zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën, die er onder meer voor kunnen zorgen dat je tijd bespaart omdat zij bepaalde informatie over jou herinneren wanneer je een volgende keer onze websites bezoekt.

Meer informatie hieromtrent kan je vinden in onze cookieverklaring die terug te vinden is op de website van De Regenboog. Je hebt de mogelijkheid om bepaalde cookies te aanvaarden of te weigeren. Ingeval van weigering heeft dit wel een minder vlotte werking van onze websites tot gevolg.

4. Rechtsgrond

We verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel je toestemming, ofwel wet- en regelgeving, ofwel een dienstverlening (waarbij de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst).

Indien wij bepaalde verwerkingen zouden baseren op toestemming, zullen wij deze vragen via een afzonderlijk formulier. Ingeval van een verwerking van gevoelige gegevens zullen wij ook om een uitdrukkelijke toestemming vragen.

5. Rechten van leerlingen en ouders

Kinderen hebben dezelfde rechten als volwassenen met betrekking tot hun persoonsgegevens en zij kunnen deze rechten uitoefenen op voorwaarde dat zij bekwaam zijn om dit te doen. Wanneer een kind jonger is dan 13 jaar, worden zij geacht niet voldoende bekwaam te zijn om hun rechten uit te oefenen en zullen de ouders van het kind in naam en voor rekening de rechten van het kind uitoefenen.

– Recht op inzage

Je hebt steeds recht op toegang tot en inzage van de persoonsgegevens van jou of jouw kind, die door ons worden verwerkt. Wij zullen jou in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien je hierom verzoekt.

– Recht om persoonsgegevens te verbeteren

Je hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

– Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan hebt je het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

– Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd of openbaar belang, dan heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens.

– Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens

Je hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen. Als schoolbestuur mogen wij hier in de meeste gevallen geen gevolg aan geven omdat het zou indruisen tegen een wettelijke verplichting of het algemeen belang. Je kan dit recht wel uitoefenen voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming, je jouw toestemming heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking.

Om voormelde rechten uit te oefenen kan je een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

per e-mail: deregenboog@kortenberg.be;
schriftelijk naar volgend postadres: Kloosterstraat 10 – 3070 Kortenberg, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Bij de uitoefening van jouw recht verzoeken wij jou om duidelijk aan te geven op welk recht jij je wenst te beroepen, met aanduiding jezelf of jouw kind betreft, en tegen welke verwerking(en) jij je eventueel verzet of welke toestemming je wenst in te trekken.

6. Plaats van verwerking en bewaarperiode

De gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.

Je gegevens worden vernietigd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de wet- of regelgeving dat voorschrijft.

7. Beveiliging en vertrouwelijkheid

We verbinden er ons toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

Deze verwerking gebeurt conform de geldende regelgeving inzake de verwerking en bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.

Dit geldt zowel voor de verwerking door onze onderwijsinstellingen en andere betrokken gemeentediensten als door onze mogelijke onderaannemers (bijvoorbeeld een IT-bedrijf ) die deze persoonsgegevens verwerken.

Onze medewerkers zijn op de hoogte van de privacyregels.

8. Overmaken aan derden

In het kader van de hogervermelde verwerkingsdoeleinden, worden de persoonsgegevens van de leerlingen en hun ouders niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:

onze werknemers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot de gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid;
in het uitvoeren van onze taken worden persoonsgegevens voornamelijk doorgegeven aan overheden en koepelorganisaties zoals het OVSG/AVSG/KOOGO, het begeleidend CLB, het ondersteuningsnetwerk, de betrokken Ministeries, het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI), het agentschap Kind en Gezin… doch enkel binnen het wettelijke of reglementaire kader. Een dergelijke doorgave van persoonsgegevens is immers enkel mogelijk indien daar specifiek toestemming voor wordt gegeven door de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Meer informatie hieromtrent is beschikbaar via https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/informatieveiligheid;
persoonsgegevens zullen worden doorgegeven aan het gerecht en de politie indien wij ons hiertoe verplicht zien in het kader van een onderzoek;
daarnaast doen wij ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals leveranciers van leerplatformen en leerlingenvervolgsystemen, catering, schoolfotograaf en IT-diensten. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

Bij verandering van school door een leerling worden tussen de betrokken scholen leerlingengegevens overgedragen op voorwaarde dat:

de gegevens enkel betrekking hebben op de leerlingspecifieke onderwijsloopbaan;
de overdracht gebeurt in het belang van de leerling;
ouders zich niet expliciet verzet hebben, tenzij de regelgeving de overdracht verplicht stelt.

Gegevens die betrekking hebben op schending van leefregels door de leerling mogen nooit aan de nieuwe school doorgegeven worden.

9. Functionaris gegevensbescherming

Ons schoolbestuur beschikt over een functionaris voor de gegevensbescherming. Hij of zij kijkt erop toe dat het schoolbestuur de persoonsgegevens bewaart en verwerkt volgens de Europese privacyregelgeving.

Hier vind je de contactgegevensvan de functionaris gegevensbescherming: dpo@bdo.be
Elke onderwijsinstelling beschikt ook over een aanspreekpunt om in overleg te gaan met de functionaris gegevensbescherming.

Hier vind je de contactgegevens van het aanspreekpunt: gdpr@kortenberg.be

10. Vragen of klachten?

Indien u een vraag of klacht hebt over onze verwerking van persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

per e-mail: deregenboog@kortenberg.be;
schriftelijk naar volgend postadres: Kloosterstraat 10 – 3070 Kortenberg, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan hebt u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

11. Wijziging privacyverklaring

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen via de normale informatiekanalen.

Wij moedigen u daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Na elke aanpassing wordt de datum vermeld waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt.